Właściwie zmniejsza liczbę zaległości płatniczych
Wiele osób sądzi, że faktura to tylko dokument potwierdzający zawarcie transakcji sprzedaży. Towary zostały wysłane, faktura utworzona – a zatem wydaje się, że proces został zakończony. Jednak nie zawsze tak jest. Niewłaściwie przygotowane faktury często dezorientują klientów końcowych, co może prowadzić do błędów lub opóźnień w płatnościach. Efekt? Konieczność zaangażowania większej liczby pracowników do ręcznego klasyfikowania płatności, a nawet ryzyko wysłania do klientów końcowych błędnego wezwania do zapłaty. Dobry projekt faktury – czytelny i dostosowany do specyfiki danego kraju – pomaga zmniejszyć koszty i zwiększyć zadowolenie klienta. Nawet drobne zmiany, takie jak czytelne podanie numeru IBAN z właściwymi odstępami czy użycie właściwego rozmiaru czcionki, mogą znacząco poprawić projekt faktury. Inne rozwiązania optymalizujące takie jak np. drukowanie szczegółów faktury w formie kodu QR, który następnie można zeskanować za pomocą aplikacji bankowej, także mogą przynieść znaczącą poprawę, zwłaszcza wśród młodszych klientów.
Właściwe fakturowanie jest niezwykle ważne również z prawnego punktu widzenia. Z perspektywy instytucji państwowych faktura potwierdza wykonanie usługi, a więc stanowi dokumentację podatków należnych urzędowi skarbowemu. W ramach walki z unikaniem opodatkowania w ostatnich latach przyjęto liczne regulacje dotyczące tworzenia i przesyłania faktur. Najważniejszy obecnie trend w tym obszarze to e-faktury – w warunkach B2B niektóre faktury muszą być przesyłane drogą elektroniczną. Kopia faktury jest wówczas często przesyłana bezpośrednio do urzędu.W tych okolicznościach nie powinien zaskakiwać fakt, że w procesie zakupu wielu klientów końcowych rezygnuje z usług firm, które nie gwarantują zachowania właściwych standardów dotyczących fakturowania. Aby zapobiec takiej sytuacji i zagwarantować, że do klientów końcowych zawsze dotrą prawidłowe faktury, Arvato uważnie monitoruje zmiany przepisów i aktywnie dostarcza klientom odpowiednie rozwiązania.
Nasze rozwiązania:
- Projektowanie i drukowanie faktur o układzie graficznym dostosowanym do potrzeb klienta, wysyłanych pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną
- Doradztwo w zakresie optymalnego układu graficznego faktury
- Wysyłanie e-faktur do klientów końcowych oraz klientów z sektora publicznego zgodnie z wymaganiami obowiązującymi w danym kraju
- Śledzenie potwierdzenia odbioru e-faktury
- Zarządzanie wysyłką faktur na podstawie zdefiniowanych parametrów
- Warunki płatności dostosowane do klienta na podstawie indywidualnych ustaleń lub najlepszych praktyk
- Przechowywanie faktur zgodne z wymaganiami dotyczącymi audytu oraz przestrzegania zasad rachunkowości
Korzyści:
- Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w środowisku międzynarodowym Arvato może pomóc w prawidłowym zaprojektowaniu i wystawianiu faktur, tak, aby usprawnić proces płatności i zmniejszyć liczbę nieprawidłowych płatności.
- Nasze rozwiązania są stale optymalizowane pod kątem wymagań prawnych dotyczących formatu i parametrów dokumentów, zapewniając doskonałe przygotowanie na wszelkie zmiany. Indywidualnie dopasowane parametry, takie jak warunki płatności czy formaty faktur, umożliwiają optymalne dostosowanie do potrzeb Twoich klientów.
Nasze branże strategiczne
- Fashion & Beauty
- Tech
- Healthcare
- Telekomunikacja
- Motoryzacja
- Banki
- Ubezpieczenia
- Wydawnictwa
Masz pytania?
Arvato Supply Chain Solutions | Poland
Dział sprzedaży