Fakturowanie

Właściwie zmniejsza liczbę zaległości płatniczych

Wiele osób sądzi, że faktura to tylko dokument potwierdzający zawarcie transakcji sprzedaży. Towary zostały wysłane, faktura utworzona – a zatem wydaje się, że proces został zakończony. Jednak nie zawsze tak jest. Niewłaściwie przygotowane faktury często dezorientują klientów końcowych, co może prowadzić do błędów lub opóźnień w płatnościach. Efekt? Konieczność zaangażowania większej liczby pracowników do ręcznego klasyfikowania płatności, a nawet ryzyko wysłania do klientów końcowych błędnego wezwania do zapłaty. Dobry projekt faktury – czytelny i dostosowany do specyfiki danego kraju – pomaga zmniejszyć koszty i zwiększyć zadowolenie klienta. Nawet drobne zmiany, takie jak czytelne podanie numeru IBAN z właściwymi odstępami czy użycie właściwego rozmiaru czcionki, mogą znacząco poprawić projekt faktury. Inne rozwiązania optymalizujące takie jak np. drukowanie szczegółów faktury w formie kodu QR, który następnie można zeskanować za pomocą aplikacji bankowej, także mogą przynieść znaczącą poprawę, zwłaszcza wśród młodszych klientów.

Właściwe fakturowanie jest niezwykle ważne również z prawnego punktu widzenia. Z perspektywy instytucji państwowych faktura potwierdza wykonanie usługi, a więc stanowi dokumentację podatków należnych urzędowi skarbowemu. W ramach walki z unikaniem opodatkowania w ostatnich latach przyjęto liczne regulacje dotyczące tworzenia i przesyłania faktur. Najważniejszy obecnie trend w tym obszarze to e-faktury – w warunkach B2B niektóre faktury muszą być przesyłane drogą elektroniczną. Kopia faktury jest wówczas często przesyłana bezpośrednio do urzędu.W tych okolicznościach nie powinien zaskakiwać fakt, że w procesie zakupu wielu klientów końcowych rezygnuje z usług firm, które nie gwarantują zachowania właściwych standardów dotyczących fakturowania. Aby zapobiec takiej sytuacji i zagwarantować, że do klientów końcowych zawsze dotrą prawidłowe faktury, Arvato uważnie monitoruje zmiany przepisów i aktywnie dostarcza klientom odpowiednie rozwiązania.

Nasze rozwiązania:

  • Projektowanie i drukowanie faktur o układzie graficznym dostosowanym do potrzeb klienta, wysyłanych pocztą tradycyjną lub drogą elektroniczną
  • Doradztwo w zakresie optymalnego układu graficznego faktury
  • Wysyłanie e-faktur do klientów końcowych oraz klientów z sektora publicznego zgodnie z wymaganiami obowiązującymi w danym kraju
  • Śledzenie potwierdzenia odbioru e-faktury
  • Zarządzanie wysyłką faktur na podstawie zdefiniowanych parametrów
  • Warunki płatności dostosowane do klienta na podstawie indywidualnych ustaleń lub najlepszych praktyk
  • Przechowywanie faktur zgodne z wymaganiami dotyczącymi audytu oraz przestrzegania zasad rachunkowości

Korzyści:

  • Dzięki wieloletniemu doświadczeniu w środowisku międzynarodowym Arvato może pomóc w prawidłowym zaprojektowaniu i wystawianiu faktur, tak, aby usprawnić proces płatności i zmniejszyć liczbę nieprawidłowych płatności.
  • Nasze rozwiązania są stale optymalizowane pod kątem wymagań prawnych dotyczących formatu i parametrów dokumentów, zapewniając doskonałe przygotowanie na wszelkie zmiany. Indywidualnie dopasowane parametry, takie jak warunki płatności czy formaty faktur, umożliwiają optymalne dostosowanie do potrzeb Twoich klientów.

Masz pytania?

Arvato Supply Chain Solutions | Poland

Dział sprzedaży

Ta strona korzysta z plików cookies w celu lepszej prezentacji naszych usług poprzez wyświetlanie właściwych treści redakcyjnych i reklamowych, a także w celu analizy zachowań klientów. Konynuując korzystanie z tej strony, wyrażasz zgodę na używanie plików cookies. Więcej o polityce prywatności & Cookies.